Пока у перевозчика пять машин, рейсы помещаются в голове диспетчера и в одной таблице. На двадцати машинах начинается другое: заявки теряются в чатах, путевые листы закрываются через неделю, штрафы всплывают в конце месяца, а чтобы понять, сколько компания реально заработала, кто-то садится сводить выписки.
Это ровно тот момент, когда ищут TMS. Разберёмся, что это такое, что в ней должно быть и во что обходится своя система — на примере нашей Logistics CRM, через которую сейчас проходит больше 30 000 рейсов в месяц.
Что такое TMS простыми словами
TMS (transport management system) — система управления перевозками. В ней живут заявки, рейсы, машины, водители и документы по каждому рейсу. CRM отвечает за клиентов и деньги. На практике перевозчику нужны обе части сразу: заявка от клиента превращается в рейс, рейс — в путевой лист, путевой лист — в оплату или удержание. Поэтому в нормальной системе это одно окно, а не две программы, между которыми переносят данные руками.
Что должно быть в системе
- Заявки и рейсы. Приём заявки, назначение машины и водителя, статус рейса, который обновляется с телефона, а не звонком диспетчеру.
- Машины и водители. Карточки с документами, топливными картами и напоминаниями по ТО — чтобы не держать сроки в голове.
- Путевые листы. Открытие и закрытие, стоимость рейса и сверка без бумаги и ручного пересчёта.
- Штрафы и удержания. Учёт по каждому путевому листу: видно, что именно съедает прибыль, ещё до конца месяца.
- Деньги. Доходы, расходы и оплаты — картина по деньгам собирается сама, а не сводится по выпискам.
- Приложение для логистов и водителей. Данные попадают в систему с места, без звонков и переписок.
- Роли. Диспетчер, логист, водитель и руководитель видят своё; финансы — только руководство.
Готовая коробка или своя система
Готовая TMS дешевле на старте и запускается быстро. Минусы проявляются позже: вы подстраиваете процесс под чужие поля и статусы, платите за каждого пользователя каждый месяц, а нестандартные вещи — свои виды удержаний, особые правила оплаты перевозчикам — упираются в «так система не умеет».
Своя система дороже на старте, зато этапы, роли и отчёты повторяют ваш процесс, платите один раз, а код и данные принадлежат вам. Грубое правило: если процесс типовой и машин немного — начните с коробки. Если вы уже пробовали коробку и половина работы всё равно осталась в Excel «рядом с системой», пора считать свою.
Как это устроено у нас: Logistics CRM
Нашу систему мы не планировали как продукт. Перевозчик Wildberries попросил автоматизировать одну задачу, а мы собрали под его процесс платформу целиком. Сейчас это наш продукт: в нём работают 30+ компаний-перевозчиков, через систему проходит больше 30 000 рейсов в месяц, на мониторинге — 25+ машин у одного из клиентов.
Дашборд показывает сумму путевых листов, штрафы и чистый доход за неделю. Для логистов есть приложение на Flutter: остатки и отгрузки по офисам, нормы расхода топлива по паркам и возможные удержания видны заранее, а не по факту. Подробности и экраны — в кейсе.
Сколько стоит своя TMS
Простая система — заявки, рейсы, водители, путевые листы и отчёты — от 350 000 ₽ и 4–6 недель. С мобильным приложением, офлайн-режимом и интеграциями (1С, телефония, сайт) — от 600 000 ₽ и 2–3 месяца. Если за основу берём Logistics CRM и дорабатываем под ваш процесс, выходит быстрее, чем с нуля.
Смету фиксируем в договоре до старта, срок тоже: CRM за 45 дней, опоздаем по своей вине — работу не оплачиваете. Как выглядит построчная смета реального проекта, можно посмотреть на странице цен.
Основатель NikolaevCode. Пишу о разработке, автоматизации и о том, как цифровые инструменты приносят бизнесу деньги.
